Wie RPA bei der Prozess-Automatisierung hilft

RPA Definition – RPA Was ist das?

Bei RPA handelt es sich um digitale Software-Roboter, die vorgegebene Arbeitsabläufe selbstständig und Schritt für Schritt ausführen.

Sehen wir uns am besten an einem konkreten Beispiel an, wie RPA in der Praxis aussehen kann:

Über eine Firmenwebsite werden Formulare empfangen. Per RPA werden sämtliche eingehenden Formulare sofort auf Vollständigkeit überprüft und in einem Ordner abgelegt.
Ausgewählte Informationen aus allen Formularen werden zusätzlich automatisch in eine firmeninterne Datenbank übertragen.
Außerdem bekommen sowohl der Formularabsender als auch der Empfänger eine Benachrichtigung, sobald die Daten am richtigen Ort gespeichert sind.

Erklärung RPA:

RPA bzw. Robotic Process Automation (übersetzt Robotergestützte Prozess-Automatisierung) bedeutet also, dass automatisierte Helfer in Form von programmierten Software-Robotern bzw. Bots Routine-Aufgaben in der digitalen Welt übernehmen. Manchmal übernimmt RPA nur einen einzelnen Handgriff oder eine Eingabe; viel öfter führt sie aber eine Aneinanderreihung von Arbeitsaufgaben aus.

Das klappt immer dann, wenn es einen festen Arbeitsfluss mit definierten Schritten gibt, die in einer bestimmten Reihenfolge durchlaufen werden müssen.

Die Abkürzung „RPA“ ist übrigens das erste Mal im Jahr 2012 aufgetaucht. Doch erst in den letzten Jahren wurde der Begriff geläufiger, seit viele Unternehmen sich intensiver mit der digitalen Transformation beschäftigen. Im Unterschied zu aufwendig programmierten und teuren Maschinen sind automatisierte Softwareanwendungen heutzutage verhältnismäßig günstig. Sie können deshalb auch von kleinen und mittelständischen Unternehmen gut und vielseitig eingesetzt werden.

Wie funktioniert RPA – und was kann sie?

Noch einmal zurück zum Anfang: Bei RPA handelt es sich entweder um eine eigene Software oder um einen simplen, programmierten Bot, der innerhalb einer bestehenden Software agiert. RPA kann zum Beispiel:

• Automatisch Anwendungen oder Programme starten oder schließen
• Daten zuordnen
• Daten in definierte Felder eintragen
• Daten in eine andere Software kopieren
• Empfangsbestätigungen verschicken
• Benachrichtigungen versenden

Wichtig: RPAs ahmen die Arbeit menschlicher Arbeitskräfte nach. Sie verändern dabei aber keine Software-Infrastruktur und tätigen auch keine weiterführenden Aktionen, die nicht vorher festgelegt wurden.

Was genau ist eigentlich ein Bot?

Bots (abgekürzt von „robot“) sind kleine Computerprogramme, deren einzige Funktion darin besteht, simple und vordefinierte digitale Aufgaben selbstständig zu erledigen und wiederholt auszuführen. Manche Softwares sind mit nativen, programmierbaren Bots ausgestattet. Andere Bots können mit verschiedenen Anwendungen arbeiten, diese selbstständig öffnen und schließen.
Bots begegnest du als Anwender:in entweder nur, wenn du einen Arbeitsfluss einprogrammierst oder änderst. Oder du interagierst regelmäßig per Botkonsole mit ihnen; über diese kannst du Kommandos eingeben, die bestimmte Vorgänge auslösen.

Selbst wenn es dir vielleicht nicht aufgefallen ist, sind dir Bots bestimmt schon in verschiedenen Bereichen begegnet,
z. B.:

• In Form von Chatbots, die bei bestimmten Phrasen und Schlüsselwörtern Standard-Antworten liefern
• Als Webcrawler, die Inhalte auf Webseiten für Google indexieren und der Suchmaschine so Daten liefern
• Auf Preisvergleichswebsites, bei denen Bots regelmäßig aktuelle Produkt-, Hotel- oder Flugpreise anderer Websites abrufen
• Es gibt leider auch böswillige Bots, die zum Beispiel selbstständig Programme auf fremden PCs installieren, oder Spamlinks auf Websites posten

Wann ist eine RPA sinnvoll?

RPA bietet sich vor allem für anspruchslose oder datenlastige Organisationsaufgaben an, die es erfordern, dass mehrere simple Arbeitsschritte in einer speziellen Reihenfolge ausgeführt werden. Oft handelt es sich dabei um Arbeiten, die für Menschen eintönig, zeitintensiv und wenig stimulierend sind.

Aufgaben an RPAs auszulagern, bedeutet darum häufig, dass du deinem Personal gleichzeitig mehr Zeit und Raum gibst, um sich mit kreativen Projekten zu beschäftigen, persönliche Kontakte zu Kunden aufzubauen oder das Unternehmen auf eine andere Art vorwärtszubringen.

Wie kann RPA eingesetzt werden?

Grundsätzlich ist die Roboter-Prozessautomatisierung sehr nützlich für alle Unternehmen, in denen es digitale Prozesse gibt, die regelmäßig und immer gleich ausgeführt werden müssen. In unterschiedlichen Variationen ist das mittlerweile beinahe in jeder Branche der Fall!

In der Finanzindustrie zum Beispiel kann RPA eingesetzt werden, um digitale Kundentransparenz (KYC)-Formulare auszufüllen und den Kreditstatus von potenziellen Kunden zu checken.
Organisationen in der Gesundheitsbranche können Patientendaten unkompliziert automatisiert aufnehmen und in Datenbanken speichern.
Die Logistikindustrie profitiert davon, dass dokumentenlastige Vorgänge durch RPA automatisiert werden. In der Wertschöpfungskette können beispielsweise Versandinformationen oder Daten laufend automatisch aktualisiert oder Bezahlsummen berechnet werden.
Und im Dienstleistungsumfeld helfen RPAs dabei, Dokumente, wie zum Beispiel Angebote oder Rechnungen, im Handumdrehen automatisch zu erstellen.

Einige Voraussetzungen entscheiden, ob ein Prozess für RPA geeignet ist:

• Gibt es klar definierte Regeln, die bestimmen, welche Aktionen getätigt werden sollen?
• Gibt es einen oder wenige eindeutige Auslöser, die den Prozess starten?
• Handelt es sich um einen oder mehrere Arbeitsabläufe, die häufig wiederholt werden müssen?
• Kosten die Arbeitsabläufe menschliche Arbeitskräfte viel Zeit?

Das alles klingt zwar logisch, aber dennoch ein wenig abstrakt? Dann sind hier zwei konkrete Robotic Process Automation-Beispiele:

1. Beispiel: Angebotserstellung/Versandvorgang

Bots können den Lagerbestand eines Versandhändlers prüfen, wenn eine Bestellung eingeht, und im Anschluss ein Angebot oder direkt eine Bestellbestätigung verschicken. Im letzten Schritt wird dann die Logistikabteilung über die Bestellung benachrichtigt; dort startet der nächste Arbeitsfluss.

Unternehmen, die über ihre Website Kundenanfragen empfangen, können automatisiert ein Angebot generieren lassen, sobald ein/e Interessent:in ein entsprechendes Formular ausgefüllt hat. Neben dem Angebot, das erstellt und verschickt wird, könnten potenzielle Kund:innen zusätzlich direkt automatisch in einen E-Mail-Verteiler für Newsletter eingetragen werden.

2. Beispiel: Lieferungsmanagement

RPA-Bots können sehr nützlich sein, um den Überblick über den Lieferstatus von Produkten zu behalten. Sie aktualisieren automatisch, welche Lieferungen erwartet werden, wo diese sich befinden, welche Zölle zu bezahlen sind und wo es Verspätungen gibt. Bots ordnen ortsbasiert den passenden Lieferkontakt für Sendungen zu, informieren diesen und schicken außerdem automatisch Updates an die Paketempfänger.

Wie wird eine RPA-Anwendung programmiert?

Meist geht das ganz einfach:

Die Anwendung oder der Bot zeichnet die einzelnen Arbeitsschritte eines typischen Arbeitsablaufs auf, während sie von einem Menschen durchgeführt werden, und führt diese nach einem entsprechenden Auslöser von allein in der richtigen Reihenfolge aus.
Alternativ können die Arbeitsschritte auch manuell einprogrammiert statt demonstriert werden. Sollte es Fehler im Arbeitsablauf geben, reicht es oft aus, die aufgenommenen Abläufe als Demo abzuspielen um die Fehlerquelle so schnell zu identifizieren.

Welche konkreten Vorteile entstehen durch RPA?

Wer Automatisierungssoftware oder Bots sinnvoll einsetzt, dem entstehen viele verschiedene Vorteile. Wie immer gilt jedoch: Arbeitsmethoden für mehr Effizienz sind keine Blindvorlagen. Du musst bedacht entscheiden, in welchen Bereichen und in welcher Form sie in deinem Unternehmen sinnvoll sind, und ob sie zur existierenden IT-Infrastruktur passen.

• Kostenersparnis: Wer einmal in eine passende RPA-Software investiert, spart seinen Mitarbeitenden viel Zeit – und sich damit Personalkosten.
• Zeitersparnis: Wo Menschen mehrere Stunden an einer Aufgabe arbeiten, braucht ein Bot häufig nur wenige Minuten. Je höher das Arbeitsvolumen an simplen, sich wiederholenden Aufgaben ist, desto eher macht sich dort eine RPA-Software bezahlt.
• Niedrigere Fehlerquote: Wir Menschen machen leider einfach manchmal Fehler – auch wenn wir noch so konzentriert arbeiten. Zahlendreher, falsch abgelegte Daten oder vergessene Antworten gibt es bei Einsatz einer RPA nicht.
• Prozesse besser organisieren: Eine Person muss dem Bot oder der Software genau vorgeben, welche Aktionen in welcher Reihenfolge getätigt werden sollen. Das ist eine gute Gelegenheit, um grundlegend zu prüfen: Sind die Arbeitsflüsse so überhaupt ideal? Gibt es Barrieren, die einen bestimmten Prozess aufhalten oder verlangsamen? Wie können diese beseitigt werden, damit die Effizienz im Arbeitsablauf steigt?
• Angenehme Kundenerfahrung: RPA-Prozesse werden viel schneller ausgeführt, als ein Mensch das schafft. Oft reduziert sich dadurch die Wartezeit für Kunden; zum Beispiel, wenn diese online ein Formular ausfüllen und dann sofort ein Angebot oder eine Bestellbestätigung von der RPA bekommen – ganz zu schweigen davon, das Bots auch keine Feierabende oder Wochenenden kennen!
• Mitarbeitende werden produktiver: Eintönige Arbeiten zählen meist nicht zu den Lieblingsbeschäftigungen. Wenn RPA diese simplen Aufgaben übernehmen, bleibt mehr Zeit für Kreativität, Teamarbeit oder schlicht eine bessere Kundenberatung. Mitarbeitende sind außerdem häufig zufriedener, wenn sie von solch eintönigen Aufträgen befreit werden.
• Digitalisierung wird beschleunigt: RPA arbeitet mittlerweile in erster Linie mit digitalisierten Daten. So wird auch die Digitalisierung des Unternehmens insgesamt vorangetrieben.
• Einfache Implementation: Anstatt die gesamte IT umzustellen, können die meisten RPAs in bestehende Software-Anwendungen integriert werden. Das hat einerseits den Vorteil, dass nicht in kostenintensive neue Tools investiert und die IT-Infrastruktur komplett verändert werden muss. Andererseits bleibt es den Teammitgliedern erspart, komplexe neue Technologien zu erlernen.
• Regelkonformität: Die Gesetzeskonformität – zum Beispiel zum Datenschutz – kann mit RPA effizienter und zuverlässiger umgesetzt werden. Denn Informationen aus unterschiedlichen Quellen werden damit einfach aggregiert, berechnet und automatisch zugeordnet. Das spielt zum Beispiel in öffentlichen Einrichtungen, bei finanziellen Belangen und im Risikomanagement eine große Rolle.

Wann du lieber auf RPA verzichten solltest

Es gibt auch Situationen, in denen eine RPA nicht der richtige Lösungsansatz ist.

Wenn zum Beispiel nicht nur regelbasierte Aktionen ausgeführt, sondern auch kontextuale Entscheidungen getroffen werden sollen, dann gelangen RPA-Softwares schnell an ihre Grenzen.

Auch bei Aufgaben, die nur selten anfallen, ist es unter Umständen aufwendiger, eine RPA zu programmieren und zu testen, statt sich direkt selbst ans Werk zu machen.

Sehr häufige Anpassungen bei Arbeitsabläufen können im Zusammenhang mit RPAs ebenfalls problematisch sein. Nicht immer sind diese Änderungen unkompliziert möglich; unter Umständen musst du jedes Mal den gesamten Arbeitsablauf neu programmieren, wenn du einen Schritt modifizieren möchtest.

Die Skalierbarkeit ist auch nicht immer gegeben; wenn zum Beispiel die Datenlast steigt, sind simple Copy-Paste-Bots eventuell nicht mehr ausreichend.

Ein letzter wichtiger Faktor ist der Datenschutz: Bei Arbeitsflüssen müssen der Bot oder die Software möglicherweise auf sensible Daten zugreifen. Hier musst du darauf achten, dass die Daten nach den gängigen Gesetzen geschützt sind und dass es zulässig ist, einen Bot zu verwenden.

RPA und KI

Eine reine RPA-Lösung kostet deutlich weniger als eine KI-Software, und sie kann unkompliziert im Zusammenspiel mit gängigen oder älteren Programmen genutzt werden, die ohnehin schon Teil der Firmen-IT-Infrastruktur sind. Du kannst eine RPA-Software allerdings auch in Kombination mit Künstlicher Intelligenz (KI) ausführen, um im Zuge der Digitalisierung deines Unternehmens das volle Potenzial dieser beiden bedeutenden Technologien auszuschöpfen.

Da RPA-Software bzw. der eingesetzte Bot nur seine festgelegte Routine abarbeitet, dabei aber nicht selbstständig nach besseren Lösungen suchen, Daten sinnvoll interpretieren oder „mitdenken“ kann, bietet sich dieses Zusammenspiel aus RPA und KI häufig als ideale Lösung an.

Eine solche Fusion liest zum Beispiel Informationen aus Bildern heraus oder erkennt Handschriften, wandelt diese in Daten um, legt sie sinnvoll ab und entscheidet, welchen Prozess sie als Nächstes startet. Eine RPA-Software mit KI ist meist noch störungssicherer und robuster, wenn es beispielsweise Unstimmigkeiten bei eingegebenen Daten oder auszufüllenden Feldern gibt.

DPA vs. RPA – Worin unterscheidet sich DPA von RPA?

Als DPA oder Digital Process Automation wird ein ganzheitlicher Ansatz bezeichnet, der unterschiedliche – auch komplexe – Arbeitsflüsse, Arbeitsbereiche und Systeme digitalisieren, automatisieren und transparenter gestalten möchte. DPA kann so die gesamte Prozesskette eines Unternehmens transformieren. Im Gegensatz dazu konzentriert RPA sich auf das Automatisieren von ausgewählten Aufgaben, wie wir oben gesehen haben.

Im Zentrum der DPA stehen gezielt jene Aspekte, die die Kundenerfahrung potenziell verbessern können und mehrere Arbeitsschritte umfassen. Für einzelne Teilbereiche wird dabei vielleicht eine RPA eingesetzt, während andere mit KI-Software arbeiten. Wieder andere Aufgaben bleiben den menschlichen Arbeitskräften überlassen – doch diese nutzen digitale Tools, um sie optimal auszuführen.

Mit DPA kannst du zum Beispiel das Onboarding von neuen Mitarbeitenden vereinfachen. Wenn ein neues Teammitglied in eine Organisation kommt, sind viele verschiedene Dinge zu erledigen: Es müssen Formulare ausgefüllt, Zugangsdaten angefordert, Schulungen organisiert und die Unternehmenskultur kommuniziert werden – und außerdem soll die Onboarding-Erfahrung immer gleich ablaufen.
Mithilfe von DPA gestalten wir diese einzelnen Prozesse so, dass sie reibungslos ineinander übergehen. Formulardaten können zum Beispiel per RPA übertragen und neue Zugangsdaten generiert werden. Danach wird das Teammitglied zu einer virtuellen Schulung eingeladen. Ein KI-Chatbot beantwortet Fragen, und die Teammitglieder haben mehr Zeit, um sich persönlich vorzustellen.

Kurz gesagt: Mithilfe von DPA werden Prozesse identifiziert, die sinnvoll digitalisiert und gegebenenfalls von einer RPA oder KI-Software automatisiert werden können – aber ohne die Arbeitskraft von Menschen vollständig zu ersetzen.

Fazit

Du weißt jetzt, welche Möglichkeiten sich durch RPA ergeben, und welche Limitierungen die Robotic Process Automation hat. Du hast es bestimmt erkannt: Wer simple, gleichförmige Prozesse mit einem großen Volumen effizienter gestalten möchte, kommt heute kaum noch an RPA vorbei.
Sinnvoll eingesetzte RPAs befreien deine Teammitglieder von monotonen Arbeiten. So haben diese mehr Zeit und Energie, um sich fordernden oder kreativen Aufgaben zu widmen. Gleichzeitig verbessert RPA die Kundenerfahrung, indem sie beispielsweise Wartezeiten reduziert. Außerdem hilft sie dabei, Regelkonformität besser umzusetzen oder beizubehalten.

Übersicht Abkürzungen

RPA: Robotic Process Automation, Robotergestützte Prozessautomatisierung. Technologie zur Automatisierung einfacher, sich häufig wiederholender Prozesse.

DPA: Digital Process Automation, Digitale Prozessautomatisierung. Ganzheitlicher Ansatz in der digitalen Transformation, um Prozesse umfassend zu digitalisieren und zu automatisieren.

KI: Künstliche Intelligenz, auch AI für Artificial Intelligence. Ermöglicht es, Computer menschenähnlich selbstständig und logisch entscheiden und handeln zu lassen.

Bot: Robot, Roboter. Computerprogramm, das vordefinierte, wiederkehrende Aufgaben automatisch bearbeitet.